Notifiche e avvisi agli utenti
Cosa si intende per notifiche e avvisi agli utenti?
Se escludiamo la possibilità di utilizzare le versioni Mobile di PlanningPME quali altre possibilità abbiamo per raggiungere i nostri collaboratori?
Più in generale con quali sistemi PlanningPME ci consente di attivare messaggi di notifica verso le risorse che sono coinvolte nelle attività in calendario?
L'utilizzo di una pianifica condivisa eleva inevitabilmente, dopo un certo periodo di utilizzo, le aspettative di tutti le persone coinvolte a qualche titolo nelle attività schedulate.
Nel merito delle notifiche le funzionalità che PlanningPME offre sono le seguenti:
La logica delle notifiche
La gestione delle notifiche è prevista a livello di utente.
Questo significa che gli “utenti” per i quali si immagina una notifica sono le Risorse alle quali assegno attività in calendario, questo avviene quasi sempre.
Questo significa anche che PlanningPME per riconoscere l’utente deve essere in esecuzione e l’utente deve aver inserito le proprie credenziali di accesso.
In un contesto quindi di utilizzo in rete, quando un certo Utente modificherà in un certo modo le attività che mi riguardano riceverò una notifica, e così per ogni utente coinvolto dalla mie eventuali modifiche.
Versione PlanningPME Standard
La maschera di dialogo di configurazione delle notifiche consente una serie di impostazioni che vedete nella figura sotto:
- Attivazione o meno delle notifiche
- Notifiche in tempo reale
- Configurazione della tipologia di evento che genera la notifica
- Elenco di notifiche attive per le quali è possibile indicare se sono state lette o meno (come per la posta elettronica)
Con il PlanningPME in esecuzione vengono recepiti come avvisi tutte le modifiche che sono configurate per quell’utente nell’area notifiche del sistema Operativo (in basso a destra nella barra di stato di Windows).
PlanningPME WebAccess e Google Agenda
Nella versione web il sistema di notifiche non è interagisce a livello di sistema operativo, quindi le notifiche vengono mostrate in una finestra simile a quella sopra dove vengono elencate per l’utente che ha effettuato l’accesso, e sono visibili nel calendario mediante un piccolo indicatore rosso direttamente sulla attività interessata da modifiche.
Per la versione di PlanningPME web Access le notifiche agli utenti vengono demandate ad una diversa logica d'uso che si appoggia direttamente ai calendari di google delle singole risorse. Vedi lo specifico argomento dedicato alla sincronizzazione del planning verso i calendari google degli utenti.
Alert via e-mail
Ovviamente non tutte queste figure per ruolo e attitudine operativa sono o possono essere dotate di una licenza del software PlanningPME.
In entrambe le versioni di PlanningPME è possibile inviare una mail alle risorse interessate con le informazioni relative una certa attività a calendario. Se più risorse sono coinvolte verranno tutte raggiunte dalla stessa mail. La casella mail da utilizzare è registrata per singola risorsa. L’invio è volontario da parte dell’utente che ha in gestione una Attività.
Il contenuto di Oggetto e Corpo della mail sono configurabili, ed include i campi aggiuntivi personalizzati.
Sincronizzazione con Outlook
Il contenuto del Calendario di Outlook e di PlanningPME si possono fondere in un unica "piattaforma" di inserimento dati. Si possono cosi' ritrovare gli Appuntamenti di Outlook in PlanningPME associati alla Risorsa alla quale fa riferimento l'utente di PlanningPME. Si possono ritrovare in Outlook le attività previste da PlanningPME. Questo consente di integrare le informazioni di pianifica in base agli impegni personali gestiti da Outlook e viceversa.
E' possibile configurare la sincronizzazione dei due calendari in maniera mono-direzionale o bi-direzionale, dando o meno priorità di aggiornamento da uno dei due software.
E' disponibile anche un modulo dedicato alla sincronizzazione mediante Ms Exchange, per il quale vi invitiamo a contattarci se foste interessati.
